INEFISIENSI PADA PROSES BISNIS

Business process seperti kita ketahui bersama merupakan denyut nadi suatu organisasi. Proses bisnislah yang selama ini menggerakkan roda suatu organisasi, sehingga kinerja suatu organisasi akan sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya. Karena begitu pentingnya peranan business process bagi suatu organisasi inilah maka tidak mengherankan kita dapat menemukan berbagai macam metode dan cara untuk meningkatkan performa proses bisnis, atau yang biasa dikenal dengan Business Process Improvement (BPI), mulai dari Six Sigma, Total Quality Management (TQM), Business Process Re-engineering (BPR), hingga Lean. Setiap metode tersebut memiliki karakteristik dan kelebihan masing-masing. Pada kesempatan ini akan dibahas sekilas tentang sebuah prinsip dasar dari lean. Lean merupakan sebuah metode yang diperkenalkan oleh Toyota, sebuah perusahaan otomotif terbesar dunia. Lean yang nama aslinya adalah Lean Manufacturing atau Toyota Production System memiliki tujuan utama mengeliminasi inefisiensi atau pemborosan (atau dalam bahasa jepangnya adalah muda). Ada tujuh jenis pemborosan atau inefisiensi yang berusaha dibidik. Setiap jenis pemborosan ini sangat sering ditemukan pada proses bisnis setiap organisasi. Berikut ini merupakan ketujuh jenis pemborosan tersebut: Over-Produksi Over-Produksi dapat diartikan menghasilkan sesuatu secara berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan pada tahap berikutnya. Contoh bentuk inefisiensi ini antara lain pembuatan kemasan yang lebih cepat dari isinya sehingga kemasan menumpuk di gudang (manufaktur), mencetak laporan-laporan yang terlalu banyak yang sebenarnya “tidak” dibutuhkan (perkantoran), dan penambahan fitur ekstra yang kurang berguna bagi user (software development). Pergerakan Pergerakan yang dimaksud di sini adalah pergerakan atau perpindahan karyawan di tempat kerja yang terlalu sering dan cenderung berlebihan. Contohnya adalah perpindahan karyawan untuk menata barang di gudang (manufaktur), berjalan ke/dari mesin fotokopi (perkantoran), dan perpindahan karyawan untuk mencari informasi (software development). Menunggu Yang dimaksud menunggu di sini adalah ketika seseorang atau sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan aktivitas apapun. Menunggu merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat kentara dan banyak terjadi di organisasi apapun. Contoh pemborosan jenis ini antara lain produksi berhenti karena mesin rusak (manufaktur), proses berhenti karena menunggu persetujuan dari atasan (perkantoran), dan pembangunan software belum bisa dimulai karena masih menunggu customer menyusun kebutuhan software-nya (software requirement) terlebih dahulu (software development). Transportasi Transportasi yang dimaksud adalah setiap perpindahan pekerjaan atau kertas form dari satu step ke step berikutnya pada suatu proses. Contohnya adalah pemindahan material ke atau keluar gudang (manufaktur), perpindahan dokumen dari satu tempat ke tempat lain, atau dari satu kantor ke kantor lain (perkantoran), serta serah terima dan instalasi hasil pengerjaan (software development). Proses Ekstra Proses ekstra maksudnya adalah melakukan sesuatu yang sebenarnya sudah tidak perlu dilakukan lagi. Contoh pemborosan jenis ini antara lain proses produksi yang tidak efisien karena alat yang sudah tidak memadai (manufaktur), entry data yang sebenarnya telah tersedia sebelumnya atau tersedia di divisi lain (perkantoran), kode program selalu dibuat dari awal untuk setiap project karena tidak memiliki source code library ataupun framework (software development). Inventaris (Inventory) Pemborosan pada inventaris adalah dikarenakan persediaan yang terlalu berlebihan, yang sering tejadi karena produksi yang tidak sesuai dengan permintaan dari customer. Contohnya dapat berupa menumpuknya bahan baku di gudang (manufaktur), persediaan peralatan kantor yang terlalu banyak (perkantoran), dan banyaknya dokumen requirement dalam bentuk kertas (software development). Rusak atau Cacat Rusak atau cacat yang dimaksud disini adalah segala bentuk kesalahan, error, atau koreksi akibat dari pekerjaan atau aktivitas yang tidak dilakukan dengan baik sebelumnya. Rusak atau cacat merupakan bentuk inefisiensi yang paling banyak ditemukan di semua organisasi. Bentuk-bentuk dari pemborosan ini antara lain barang hasil produksi yang cacat (manufaktur), input data yang salah ataupun adanya kesalahan pencetakan dokumen (perkantoran), dan bug yang tidak ditemukan ketika fase testing (software development). Jeffery Liker, seorang profesor dari Universitas Michigan menambahkan satu lagi pemborosan yang sering terjadi di suatu organisasi, yaitu tidak dimanfaatkannya potensi dan kemampuan karyawan. Sering kali kreativitas, ide, maupun skill karyawan tidak dapat sepenuhnya dikeluarkan untuk kepentingan organisasi. Hal ini dapat disebabkan kesalahan penempatan posisi karyawan atau karena tanggung jawab dan kewenangan yang terlalu dibatasi dalam organisasi tersebut. Setiap waktu organisasi selalu berusaha untuk mencari cara bagaimana meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya-biaya. Pemborosan atau inefisiensi yang terjadi pada proses bisnis sehari-hari di organisasinya tentunya sangatlah kontra-produktif dengan semangat tersebut. Karena itu setiap organisasi yang ingin maju haruslah mampu mengidentifikasi pemborosan-pemborosan apa saja yang masih terdapat dalam dirinya, untuk kemudian berusaha semaksimal mungkin untuk mengeliminasinya. Selain dapat meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya, manfaat lain jika pemborosan-pemborosan tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan antara lain mampu meningkatkan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan, mengurangi tingkat frustrasi pekerja, hingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Kesimpulan Terdapat beberapa macam bentuk pemborosan atau inefisiensi pada proses bisnis yang lazim terjadi dalam suatu organisasi. Pemborosan atau inefisiensi ini adalah segala hal yang tidak mendatangkan nilai atau sia-sia belaka. Usaha mengurasi inefisiensi dalam proses bisnis tersebut merupakan suatu cara yang efektif untuk meningkatkan keuntungan dan memangkas biaya-biaya organisasi. Sumber : http://www.mejakerja.com/24/7-inefisiensi-pada-proses-bisnis